Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych kontrahentów oraz pracowników kontrahentów

Informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest FPH Oprawa Obrazów Marek Hebel z siedzibą przy ulicy POW 27, 98-200 Sieradz; NIP: 8271113938. (dalej: FPH).

Zakres dokumentu

Niniejsze zawiadomienie wyjaśnia, w jaki sposób FPH przetwarza dane osobowe kontrahentów w ramach swoich działań w zakresie współpracy oraz prowadzenia dokumentacji wynikającej z obowiązujących przepisów prawa.

Zbieranie danych

Zbieramy dane osobowe naszych kontrahentów na kilka sposobów:

  1. Kontrahent prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą podaje dane, gdy zawiera i podpisuje umowę lub składa zamówienie.
  2. Dane pracowników kontrahentów są nam przekazywane mailowo, telefonicznie lub za pomocą innych dostępnych środków komunikacji.
  3. Osoba może dostarczyć nam swoje dane osobowe podczas prowadzonych rozmów oraz poprzez dostarczenie wizytówki z danymi kontaktowymi.
  4. Dane pracowników naszych kontrahentów mogą być uzyskane od osób trzecich, na przykład od ich pracodawców, a także od podmiotów współpracujących.
  5. Dane mogą być także pozyskiwane z powszechnie dostępnych źródeł, takich jak dane publikowane na stronach internetowych lub w ogólnodostępnych rejestrach.

Wykorzystywanie danych osobowych

Przetwarzamy dane kontrahentów oraz ich pracowników do realizacji następujących celów:

  1. Przygotowanie i podpisanie umowy (oferty lub zamówienia) oraz podejmowanie działań przed zawarciem umowy, w tym:
  2. Negocjowanie warunków współpracy.
  3. Kontakt w sprawach dotyczących umowy (oferty lub zamówienia).
  4. Realizacja zawartej umowy (oferty lub zamówienia), w tym:
  5. Potwierdzenie przyjęcia zlecenia lub zamówienia.
  6. Kontakt w sprawach dotyczących realizacji umowy lub zamówienia.
  7. Realizacja działań wymaganych do realizacji umowy lub zamówienia (np. transport, przesyłka).
  8. Zapewnienie obsługi posprzedażowej.
  9. Prowadzenie dokumentacji finansowo- księgowej.
  10. Weryfikacja kontrahenta i zabezpieczenie sprzedaży.
  11. Monitorowanie należności oraz dochodzenie lub obrona roszczeń w sprawach dotyczących współpracy.
  12. Planowanie realizacji usług, zarządzanie i raportowanie wewnętrzne.
  13. Marketing własnych produktów wobec osób, z którymi FPH nawiązała relacje biznesowe.

Zakres danych

Dla każdego procesu i celu gromadzimy różne rodzaje danych, które mogą obejmować:

  1. nazwę/imię i nazwisko, nazwę firmy lub działalności, imię i nazwisko osoby kontaktowej,
  2. kody identyfikacyjne (np. kod klienta),
  3. adres i dane kontaktowe (np. ulica, numer domu, kod pocztowy, adres e-mail, telefon, adresy stron internetowych),
  4. inne dane identyfikacyjne (np. NIP, REGON, numer rejestracji działalności, numer dowodu osobistego lub PESEL),
  5. dane bankowe (np. numer rachunku, nazwa banku),
  6. dane organizacyjne (np. stanowisko/funkcja, przełożony),
  7. dane podstawowe z umów (np. data zawarcia, numer umowy, oferty lub zamówienia, przedmiot umowy oferty lub zamówienia, czas trwania, wartość lub cena przedmiotu umowy, oferty lub zamówienia, warunki realizacji umowy, oferty lub zamówienia, cechy charakterystyczne towarów lub usług),
  8. informacje dotyczące realizowanych transportów i przesyłek,
  9. dane dotyczące dokumentacji finansowo-księgowej ( np. numery, daty, termin i sposób zapłaty, wartości i treści faktur oraz innych dokumentów finansowo -księgowych),
  10. dane dotyczące rozliczeń (np. data i sposób zapłaty, wartości i tytuł przelewów, ilość dni po terminie, saldo, numery identyfikacyjne płatności lub rozliczenia, daty i numery dokumentów dotyczących rozliczeń.)

Podstawa prawna przetwarzania

Wykorzystujemy dane osobowe w celu podjęcia kroków niezbędnych do zawarcia umowy (oferty lub zamówienia) lub realizacji zawartej umowy (oferty lub zamówienia) o pracę zgodnie z Art. 6 ust 1 lit. b RODO.

Wykorzystujemy dane osobowe w celu przestrzegania lub realizacji obowiązku prawnego, któremu podlegamy zgodnie z Art. 6 ust 1 pkt c lub Art. 9 ust 2 pkt b RODO. W szczególności jesteśmy zobowiązani do przestrzegania przepisów:

– ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późniejszymi zmianami),

– ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 z późniejszymi zmianami).

Wykorzystujemy dane osobowe w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy, zgodnie; z art. 6 ust 1 lit. f RODO lub art. 9 ust 2 lit. f RODO.

Wykorzystujemy dane osobowe do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez nas lub przez stronę trzecią zgodnie z . 6 ust 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnione interesy koncentrują się głównie na:

– Weryfikacja kontrahenta i zabezpieczenie sprzedaży.

– Monitorowanie należności i dochodzenie lub obrona roszczeń w sprawach dotyczących współpracy.

– Planowanie realizacji usług.

– Zarządzanie i raportowanie wewnętrzne.

– Marketing własnych produktów wobec osób, z którymi FPH nawiązała relacje biznesowe.

Jeśli gromadzenie i wykorzystywanie danych jest oparte na naszym prawnie uzasadnionym interesie, osoba ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu. W takim przypadku zaprzestaniemy dalszego przetwarzania danych osobowych, których dotyczył sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego ich przetwarzania.

Możemy także przetwarzać dane osobowe pracownika na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust 1 lit. a RODO i dotyczy to głównie działań marketingowych skierowanych do osób prywatnych lub osób, z którymi nie nawiązano wcześniej żadnych relacji biznesowych.

Jeśli gromadzenie i wykorzystywanie danych jest oparte na dobrowolnej zgodzie, osoba zawsze może wycofać zgodę na całość przetwarzania, na które wyrażono zgodę, lub na poszczególne cele w dowolnym czasie. Wycofanie zgody nie wpłynie na legalność przetwarzania danych realizowane w oparciu o zgodę przed jej wycofaniem.

Udostępnienie danych osobowych

Możemy udostępnić Państwa dane osobowe:

– Podmiotom współpracującym, w przypadku, gdy udostępnienie jest niezbędne do realizacji umowy lub obsługi osoby (np. firmy transportowe), .

– Innym podmiotom w przypadku, kiedy FPH zostanie do tego zobowiązana, na przykład zgodnie z obowiązującym nakazem sądowym lub przepisami prawa.

– Dostawcom usług IT oraz dostawcom innych usług, którzy przetwarzają dane na wyłączne polecenie FPH i są na podstawie umowy zobowiązane do ochrony powierzonych im danych.

– Innym podmiotom w przypadku otrzymania zgody osoby.

Podczas prowadzenia naszej działalność dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom w krajach trzecich po zapewnieniu odpowiedniego poziomu ich ochrony oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony odbywać się będzie poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych oraz podpisanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską lub w oparciu o zobowiązania podjęte w ramach Tarczy Prywatności pomiędzy Unią Europejską a USA.

Okres przechowywania

Dane są przechowywane przez okres, jaki jest niezbędny do realizacji umowy, prowadzenia współpracy lub jaki jest niezbędny do realizacji innego, wcześniej podanego celu przetwarzania, z uwzględnieniem okresu, jaki jest wymagany przez przepisy prawa obowiązujące w poszczególnych krajach Unii  Europejskiej.

Obowiązek przekazania danych osobowych

Dane podawane są dobrowolnie. Są one jednak niezbędne do zawarcia i realizacji umowy oraz do prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa.

Przysługujące prawa

Osoby mają prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych. W wielu przypadkach mają także prawo żądać poprawienia swoich danych osobowych, usunięcia swoich danych osobowych, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych oraz prawo do przenoszenia danych.

Osoby mają prawo sprzeciwić się przetwarzaniu, jeśli gromadzenie i wykorzystywanie danych oparte jest na naszym prawnie uzasadnionym interesie. W przypadku sprzeciwu zaprzestaniemy dalszego przetwarzania danych osobowych, których dotyczył sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do ich dalszego przetwarzania.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie dobrowolnej zgody, osoby mają prawo wycofać zgodę na całość przetwarzania, na które wyrażono zgodę, lub na poszczególne cele według wyboru w dowolnym czasie. Wycofanie zgody nie wpłynie na legalność przetwarzania danych realizowane w oparciu o zgodę przed jej wycofaniem.

Informujemy także, że osobie przysługuje prawo do wniesienia skargi do krajowego organu nadzorczego.

W przypadku przetwarzania danych osobowych w innych celach, będziemy Państwa o tym informować.

Kontakt

W przypadku potrzeby skorzystania z przysługujących praw oraz pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt na adres:

oprawa.sieradz@gmail.com